Dokumente mit dem Smartphone scannen und archivieren

Im Geschäftsalltag werden Dokumente schon seit Jahren lieber digital archiviert als in Papierform aufgehoben. Das spart nicht nur Platz, Unterlagen lassen sich auch schneller auffinden und weiterschicken. Und so verwundert es nicht, dass inzwischen auch Privatpersonen der Digitalisierung viel abgewinnen können: Moderne Smartphones können blitzschnell Dokumente abfotografieren. Bei vielen Geräten geschieht dies in einer hohen Auflösung, sodass man bei Bedarf einzelne Ausschnitte problemlos vergrößern kann. Generell sind je nach Anliegen die Einsatzmöglichkeiten vielfältig. Ob es ein PDF des Kassenzettels für das persönliche Haushaltsbuch sein soll, wichtige Notizen oder (bei Studenten) eine schnell angefertigte Digitalkopie in der Universitätsbibliothek: Das Handy bringt hierfür die passende Hardware mit. Es fehlt nur eine App, die ein zügiges Abfotografieren ermöglicht, gegebenenfalls Korrekturen vornimmt und das Dokument in ausreichender und trotzdem platzsparender Weise direkt als PDF abspeichert. Doch welche Anwendung meistert diese Aufgabe am besten? Wir haben mehrere Apps ausprobiert.

HD-Scanner

HD-Scanner empfängt den Anwender mit einer intuitiven und klar nachvollziehbaren Bedienungsführung. Zuerst fotografiert man das zu scannende Dokument, anschließend müssen bei diesem die Ränder festgelegt werden, damit im späteren PDF nur das Papier selbst und nicht der Tisch außenrum sichtbar ist. Erfreulicherweise funktioniert die automatische Rändererkennung bei schwarz-weißen Belegen erstaunlich gut. Wenn das Dokument nicht von oben, sondern aus einem anderen Winkel aufgenommen wurde, korrigiert die App eventuelle Verzerrungen. Probleme können manchmal knallbunte Papiere bereiten: Anscheinend wird hierdurch die automatische Rändererkennung irritiert, weil sie hauptsächlich weiße Flächen erwartet. Das lässt sich jedoch manuell nachkorrigieren. Wer möchte, kann in dem PDF noch Text ergänzen oder seine Unterschrift einfügen. Die fertige Datei bleibt auf dem Smartphone gespeichert, auf Wunsch kann der Nutzer sie aber auch direkt in einen der gängigen Cloud-Dienste verschieben. Der tägliche Einsatz geht mit HD-Scanner flüssig von der Hand, Dokumente ließen sich dank der Automatiken schnell scannen und archivieren.

Digi-Scan

Glücklicherweise enthält Digi-Scan nicht allzu viel Text, denn die App wurde ziemlich holprig in das Deutsche übersetzt – vermutlich heißt der Dolmetscher Google Translate. Die Anwendung verfügt über nette Zusatzfunktionen: In eine Maske können Zusatzdaten eingeben werden, außerdem ist es möglich, Text oder eine Unterschrift nachträglich einzufügen. Dafür patzt Digi-Scan bei der eigentlich notwendigen Basisfunktionalität: Ränder werden nicht automatisch erkannt, sondern müssen zeitaufwendig manuell festgelegt werden. Dies lässt sich jedoch nur mit waagerechten Linien erledigen, weswegen es nötig ist, dass der Nutzer sein Dokument exakt und gerade von oben ausgerichtet fotografiert – sonst ist immer auch ein Stück Tisch mit im Bild. Zwar lässt sich theoretisch das Bild drehen, allerdings auch nur auf einer Achse. Dies hilft also nur begrenzt als Vorbereitungsschritt zum Beschneiden der Ränder. Insgesamt ist Digi-Scan derzeit leider nicht empfehlenswert.